Managementul părților interesate

Comunicarea cu părțile interesate este una dintre cele mai importante sarcini ale managementului de proiect și ale examinării cerințelor.

Identificarea, analiza și comunicarea, acestea sunt cele trei sarcini pe care trebuie să le îndeplinească companiile în relația cu părțile interesate.

În contextul metodologiei Agile, gestionarea părților interesate este o misiune principală a proprietarului proiectului pentru a asigura atingerea obiectivelor și satisfacția clienților și a utilizatorilor. Proprietarii de proiecte pot fi asistați de experți (de exemplu, designeri UX, manageri de comunități, specialiști SEO).

Dacă părțile interesate sunt ignorate, acest lucru poate duce la evoluții nedorite și la probleme de acceptare la nivelul următor al proiectelor.

Gestionarea părților interesate este un proces cuprinzător care trebuie luat în considerare pe parcursul întregului proiect. În egală măsură, structura părților interesate trebuie revizuită în mod constant, iar procesul trebuie repetat dacă este necesar, deoarece părțile interesate se pot schimba.

Stabiliți lista părților interesate în cadrul unui workshop (alternativ, interviuri individuale) cu cât mai multe părți interesate posibile:

• Care sunt părțile interesate (poziția în cadrul companiei)?
• Care sunt așteptările fiecăruia față de proiect?
• Ce atitudine are fiecare dintre ei față de acest proiect?
• Ce influență are fiecare dintre aceștia asupra proiectului?

Odată ce lista părților interesate a fost completată, se poate elabora o diagramă a câmpului de forțe pentru a ilustra influența, din care pot fi derivate măsuri ulterioare pentru implicarea părților interesate.

Exemplu al unei liste de părți interesate (extras):

În special în mediul universitar, am avut experiențe foarte bune în ceea ce privește înființarea de focus grupuri, pentru a ne concentra pe diferite grupuri de părți interesate, uneori neomogene, și pentru a putea lua în considerare dorințele și feedback-ul acestora.
Grupurile de discuție pot fi, de exemplu, persoane din grupurile țintă (administrație, studenți, profesori), reprezentanți ai facultăților, personal de marketing sau personal IT al universității.

Aceste grupuri de discuții pot clarifica viziunea asupra proiectului dintr-un anumit unghi și au un caracter de workshop.

Aplicabil pentru grupuri de 5-20 de persoane per grup.

Cu precădere, după desfășurarea cercurilor de discuții, dar și după completarea fazelor proiectului (de exemplu, crearea de wireframe-uri, faza de design, conceperea unei caracteristici complexe, furnizarea unui MVP), grupurile foarte mari de părți interesate pot fi abordate în mod specific prin prezentări.

În acest caz, sunt oferite mai ales prezentări vizuale cu informații comprimate, deoarece abordarea la un nivel detaliat este dificilă în acest context și, din experiența noastră, poate fi în detrimentul acestora. Conținutul informațional trebuie să fie ușor de înțeles și relevant pentru o mare parte a grupului.

În particular, prezentarea conceptelor de proiectare generează, de obicei, o gamă largă de opinii în rândul părților interesate, iar noi ne folosim de experiența noastră vastă pentru a oferi sfaturi utile proprietarului de produse universitare ("Uni-PO") cu privire la modul în care trebuie să le abordeze.

Filtrarea și clasificarea feedback-urilor diverse în cadrul monitorizării, relevă, de obicei, o mare varietate de opinii, iar ponderea feedback-ului este pusă în evidență doar de către echipa desemnată în metodologia Agile ca PO (Product Owner). Prioritățile pentru cerințele sau modificările ulterioare sunt derivate din aceasta.

Aplicabil pentru grupuri de 10-100 de persoane.

În structura SCRUM a sprinturilor este deja integrată așa-numita ședință de revizuire, în care echipa de dezvoltare prezintă rezultatele sprintului curent (ciclul de dezvoltare). Nu doar că este înțelept, ci este recomandat să se implice toate părțile interesate care vor lucra cu rezultatele sau care au contribuit la modelarea acestora, ca o cerință.

Trebuie menționat faptul că în această formulare nu sunt abordate noi specificații sau modificări, ci doar o prezentare și o informare a părților interesate implicate.

Aplicabil pentru grupuri de de 1-5 persoane.

În funcție de mărimea grupului de părți interesate și de orientarea acestuia, se pot aplica diferite metode.